Cuando fallece un ser querido, además del duelo, aparece una larga lista de gestiones administrativas repartidas entre muchos organismos. Dar de baja a la persona fallecida en cada uno de ellos no solo es una obligación: también evita cobros indebidos, facturas que se siguen girando y problemas futuros con la herencia. En esta guía ordenamos esas gestiones de forma clara, con sus plazos orientativos y el documento que las hace posibles casi todas: el certificado de defunción.
El punto de partida: el certificado de defunción
Antes de notificar nada, necesitas el certificado literal de defunción, que expide el Registro Civil. Pide varias copias desde el principio, porque te lo van a solicitar en casi todos los organismos a la vez. En los primeros días suele encargarse la funeraria de inscribir la defunción y obtener los primeros certificados; confírmalo con ellos. Si quieres ver el conjunto del proceso desde el inicio, tienes nuestra guía sobre qué hacer cuando fallece un familiar.
1. Seguridad Social
Es, por lo general, el trámite más urgente. Hay que comunicar la baja del fallecido para detener prestaciones y poder solicitar, en su caso, las pensiones de supervivencia.
- Plazo: en torno a 30 días desde el fallecimiento. Lo prudente es no apurar.
- Dónde: en un Centro de Atención e Información de la Seguridad Social (CAISS), con cita previa, o a través de la Sede Electrónica (seg-social.es).
- Quién: con frecuencia la propia funeraria realiza esta comunicación; conviene verificarlo para no duplicar o, peor, dejar el trámite sin hacer.
Si el fallecido cobraba una pensión, hay que comunicarlo para suspender su abono. Las mensualidades cobradas indebidamente después del fallecimiento habrá que devolverlas. Este es también el momento de solicitar, si procede, la pensión de viudedad, la de orfandad y el auxilio por defunción.
2. Certificados de herencia
Transcurridos 15 días hábiles desde el fallecimiento, solicita el certificado de Últimas Voluntades (para saber si hay testamento) y, en el mismo modelo 790, el certificado de Contratos de Seguros de cobertura de fallecimiento (para saber si había seguros de vida). Son imprescindibles para la herencia y para reclamar posibles seguros. Puedes gestionarlos en la Sede Electrónica del Ministerio de Justicia.
3. Hacienda y el Impuesto de Sucesiones
La fiscalidad de la herencia tiene su propio calendario:
- Impuesto de Sucesiones: plazo de seis meses desde el fallecimiento (prorrogables otros seis si se pide en los primeros cinco). Se presenta en la comunidad autónoma de la última residencia del fallecido.
- Plusvalía municipal si se heredan inmuebles urbanos, que se liquida en el ayuntamiento.
- IRPF del fallecido: puede ser necesario presentar su última declaración de la renta correspondiente al periodo en que falleció. Los herederos asumen las obligaciones tributarias pendientes.
Conviene revisar también las domiciliaciones y obligaciones fiscales a nombre del fallecido. Las reglas y cuantías varían, así que confírmalas en la Agencia Tributaria y en el organismo autonómico.
4. El banco
Notifica el fallecimiento a cada entidad cuanto antes, presentando el certificado de defunción. ¿Qué ocurre entonces?
- El banco bloquea las cuentas y productos del fallecido hasta que se acredite quiénes son los herederos. En cuentas con varios titulares, suele mantenerse operativa la parte que corresponde a los demás titulares.
- Los herederos pueden pedir los certificados de saldo y de posiciones a fecha de fallecimiento, necesarios para el Impuesto de Sucesiones.
- Para desbloquear y repartir el dinero hará falta acreditar la condición de heredero (testamento o declaración de herederos) y, normalmente, justificar la liquidación del impuesto.
Si no sabes en qué entidades tenía cuentas la persona, los herederos pueden obtener esa información a través de la Agencia Tributaria una vez acreditada su condición. Recuerda revisar recibos domiciliados antes de cancelar cuentas, para no cortar pagos que deban seguir o duplicar otros.
5. La DGT: vehículos
Si el fallecido tenía coche o moto, hay que regularizar su situación en la Dirección General de Tráfico. Las opciones:
- Cambio de titularidad al heredero que se quede el vehículo. El plazo general es de 90 días desde la adjudicación; si la herencia aún no se ha repartido pero alguien tiene el vehículo a su cargo, debe comunicarlo a Tráfico dentro de los 90 días desde el fallecimiento (custodia provisional).
- Baja definitiva si ningún heredero lo quiere, mediante la declaración responsable correspondiente.
Documentación habitual: DNI del fallecido y del heredero, certificado de defunción o libro de familia, permiso de circulación y ficha técnica (ITV), certificado de Últimas Voluntades y testamento o declaración de herederos, y justificante de la liquidación (o exención) del Impuesto de Sucesiones, ya que un vehículo heredado tributa por ese impuesto y no por el de transmisiones. Hay que abonar la tasa de Tráfico correspondiente. Puedes pedir cita en una Jefatura de Tráfico o consultar el procedimiento en dgt.es. No olvides actualizar el seguro del vehículo a nombre del nuevo titular.
6. Suministros del hogar
Si la vivienda tenía los suministros a nombre del fallecido y alguien va a seguir usándola (o se va a vender o alquilar), conviene hacer el cambio de titularidad de luz, gas, agua y telefonía/internet:
- Se tramita contactando con cada compañía y aportando el certificado de defunción y los datos del nuevo titular, junto con el número de contrato o de suministro.
- Los plazos varían según el proveedor; algunas compañías lo resuelven en unos pocos días y otras necesitan más tiempo.
- Revisa también la cuenta de cargo de las facturas: si estaba domiciliada en una cuenta que se va a bloquear, cámbiala para evitar impagos y cortes de suministro.
7. Otras bajas y gestiones que no conviene olvidar
- Mutua o seguros privados de salud, hogar, vida, decesos y auto. Comunica el fallecimiento y reclama las coberturas que correspondan.
- Empresa o actividad, si estaba trabajando o era autónomo (baja en el régimen correspondiente).
- Suscripciones y servicios: telefonía, plataformas, cuotas de clubes o asociaciones, abonos de transporte.
- Carné y documentación: el DNI y el pasaporte quedan sin validez; algunas gestiones (como ayudas o tarjetas sanitarias) requieren comunicar la baja.
- Correspondencia y perfiles digitales: valora gestionar o cerrar cuentas de correo y redes sociales.
Un apunte sobre el seguro de decesos
Si la persona tenía contratado un seguro de decesos, lo habitual es que la propia compañía se encargue de organizar y abonar el sepelio y, muchas veces, de una parte de la gestión documental inicial (inscripción de la defunción y primeros certificados). Comunica el fallecimiento a la aseguradora cuanto antes y pregunta expresamente qué trámites asume, para no pagar dos veces ni duplicar gestiones con la funeraria.
El legado digital: no lo dejes para el final
Cada vez pesa más la huella digital de la persona fallecida. Muchas plataformas (correo electrónico, redes sociales, almacenamiento en la nube) permiten solicitar el cierre de la cuenta o su conversión en un espacio conmemorativo aportando el certificado de defunción y acreditando el parentesco. Revisa también las suscripciones de pago vinculadas a esas cuentas (música, vídeo, almacenamiento) para evitar cargos recurrentes. Si quieres conservar un espacio sereno para el recuerdo, puedes crear un homenaje entre nuestros memoriales, al margen de las gestiones administrativas.
Una checklist para ordenar las gestiones
- Obtener varias copias del certificado de defunción.
- Comunicar la baja en la Seguridad Social (unos 30 días) y solicitar las pensiones.
- Pedir, pasados 15 días hábiles, los certificados de Últimas Voluntades y de Seguros.
- Localizar el testamento o tramitar la declaración de herederos.
- Notificar a los bancos y pedir certificados de saldo.
- Liquidar el Impuesto de Sucesiones (seis meses) y la plusvalía municipal.
- Regularizar los vehículos en la DGT (90 días).
- Cambiar la titularidad de suministros y revisar domiciliaciones.
- Dar de baja seguros, suscripciones y servicios.
Preguntas frecuentes
¿Hay que avisar al Registro Civil o se encarga la funeraria?
La inscripción de la defunción en el Registro Civil suele tramitarla la funeraria en los primeros días. Aun así, conviene confirmarlo, porque de esa inscripción depende la obtención del certificado de defunción con el que se hacen el resto de gestiones.
¿Qué ocurre con las deudas del fallecido?
Las deudas forman parte de la herencia. Si se acepta de forma pura y simple, los herederos responden también de ellas; para limitar ese riesgo existe la aceptación a beneficio de inventario, que permite responder solo hasta donde alcancen los bienes heredados. En casos con deudas importantes conviene asesorarse antes de aceptar.
¿Se puede seguir usando la cuenta del fallecido para las domiciliaciones?
No es recomendable. Al notificar el fallecimiento, el banco bloquea las cuentas, y mantener recibos domiciliados en una cuenta que va a bloquearse provoca impagos. Lo prudente es trasladar los suministros y seguros que deban continuar a la cuenta de quien se haga cargo.
¿Hay que darle de baja en el padrón municipal?
La baja en el padrón de habitantes se produce de oficio a partir de la información del Registro Civil, de modo que normalmente no hay que hacer ningún trámite específico. Aun así, si se detecta que sigue figurando pasado un tiempo, puede comunicarse al ayuntamiento.
Consejos para no agobiarse
Nadie espera que resuelvas todo esto de golpe. Algunas ideas que ayudan:
- Prioriza por plazo: primero lo que tiene fecha límite (Seguridad Social, impuestos, DGT).
- Lleva un cuaderno o una hoja con cada organismo, la fecha de la gestión y el documento que te piden.
- Guarda copias de todo lo que presentes y de los justificantes.
- Pide ayuda: un gestor, un abogado o la propia funeraria pueden encargarse de buena parte de los trámites.
Los plazos y requisitos concretos pueden variar según la comunidad autónoma y la situación de cada herencia, así que conviene confirmarlos en cada organismo: Seguridad Social, Agencia Tributaria y DGT. Y cuando la parte administrativa esté encauzada, recuerda que también hay espacio para el recuerdo: puedes crear un homenaje sereno entre nuestros recordatorios de difuntos, para que la memoria de quien se ha ido ocupe el lugar que merece.
